Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist die Regalis GbR, Graureiherweg 20, 59519 Möhnesee-Körbecke, Deutschland.

Vertreten wird die Gesellschaft durch die Gesellschafter Doris von Sayn-Wittgenstein, Martin Schaefer. Sie erreichen uns per E-Mail unter info@regalis-personal.com und telefonisch unter +49 (0) 2924 879 26 40.

Eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt. Wir sind dazu nach heutigem Stand nicht verpflichtet.

Hosting und Server-Protokolle

Diese Website wird bei Cloudflare gehostet. Der Anbieter stellt die Server und das Netzwerk bereit und verarbeitet Daten in unserem Auftrag.

Beim Aufruf einer Seite fallen technische Protokolldaten an. Dazu gehören die gekürzte oder verarbeitete IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse, der Verweis auf die vorherige Seite sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem.

Diese Daten dienen dem Betrieb, der Sicherheit und der Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f Datenschutz-Grundverordnung.

Protokolldaten werden nur kurzzeitig vorgehalten und danach gelöscht oder anonymisiert.

Beim Aufruf der Startadresse leiten wir Sie auf eine Sprachfassung weiter. Maßgeblich ist das Land der Anfrage, das Cloudflare aus der IP-Adresse ableitet. Der Endpunkt /api/geo nennt nur dieses Länderkürzel und die dazu passende Sprache. Auf unseren Servern speichern und protokollieren wir dabei nichts. Ihre Sprachwahl merkt sich das Cookie lang für ein Jahr.

Cookies und Speicherung im Browser

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein. Werbe- oder Analyse-Cookies verwenden wir nicht.

Das Cookie lang speichert Ihre Sprachwahl. Es sorgt dafür, dass Sie die Website in der gewählten Sprache sehen.

Nach einer Anmeldung setzen wir ein Sitzungs-Cookie. Es weist Ihren Zugang aus und wird beim Abmelden entwertet.

Während des Ausfüllens speichert Ihr Browser Formulareingaben lokal. Diese Zwischenspeicherung verlässt Ihr Gerät nicht. Sie wird beim Absenden gelöscht und endet auch, wenn Sie den Tab schließen.

Für den Sprachhinweis merkt sich Ihr Browser die vorgeschlagene Sprache und Ihre Entscheidung dazu. Dieser Eintrag gilt ebenfalls nur für den geöffneten Tab und endet beim Schließen. Ein Cookie entsteht dabei nicht, und übertragen wird der Eintrag auch nicht.

Wer einen Zugang zur Verwaltung oder zum Partnerbereich hat, dessen Browser merkt sich dort zusätzlich die gewählte Sprache der Oberfläche und ob die Filterleiste aufgeklappt ist. Diese beiden Einträge bleiben auf dem Gerät, bis sie gelöscht werden. Sie enthalten keine weiteren Angaben und werden nicht übertragen.

Kontaktformular und E-Mail

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Betreff und Ihre Nachricht.

Wir nutzen diese Angaben, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b Datenschutz-Grundverordnung bei vorvertraglichen Anfragen, sonst Buchstabe f.

Zur Abwehr von Missbrauch speichern wir statt Ihrer IP-Adresse einen verkürzten Prüfwert. Er tritt an die Stelle der Adresse, ist aber kein anonymer Wert: Wer unsere Datenbank hat, könnte die Adresse daraus zurückrechnen. Wir verwenden ihn allein dafür, massenhafte Einsendungen zu erkennen.

Rückruf

Über das Rückrufformular verarbeiten wir Ihren Namen, die Firma, die Telefonnummer, das gewünschte Zeitfenster und auf Wunsch die Branche.

Wir nutzen diese Angaben allein, um Sie zurückzurufen und Ihr Anliegen zu besprechen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b Datenschutz-Grundverordnung bei vorvertraglichen Anfragen, sonst Buchstabe f.

Intern vermerken wir, wer den Rückruf erledigt hat. Ist Ihr Anliegen abgeschlossen, löschen wir den Eintrag.

Erstgespräch buchen

Über die Seite zum Erstgespräch buchen Sie einen Termin. Wir verarbeiten dabei Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und die gewählte Zeit.

Freiwillig sind die Firma, die E-Mail-Adresse und ein Satz zum Thema des Gesprächs. Ohne E-Mail-Adresse buchen Sie ebenso.

Wir nutzen diese Angaben, um Sie zum Termin anzurufen und das Gespräch vorzubereiten. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b Datenschutz-Grundverordnung bei vorvertraglichen Anfragen, sonst Buchstabe f.

Haben Sie eine E-Mail-Adresse angegeben, senden wir eine Bestätigung. Sie enthält den Termin als Kalenderdatei für Ihr Kalenderprogramm.

Die Kalenderdatei nennt Beginn, Dauer und Ihren Ansprechpartner. Sie erreichen die Datei nur über den Link mit Ihrer Zeichenfolge.

Zum Absagen gehört ein Link mit einer zufälligen Zeichenfolge. Von dieser Zeichenfolge speichern wir nur einen Prüfwert.

Wer den Link nicht hat, kann Ihren Termin weder sehen noch absagen. Die Vorgangsnummer allein genügt dafür nicht.

Intern vermerken wir den Stand des Termins und bei Bedarf eine kurze Notiz. Ist das Anliegen erledigt, löschen wir den Eintrag.

Anfragen von Arbeitgebern

Im Fragebogen für Arbeitgeber erheben wir Angaben zum Unternehmen, zum Ansprechpartner, zur Stelle, zu den Konditionen und zur Unterkunft.

Personenbezogen sind vor allem die Kontaktdaten des Ansprechpartners. Wir verarbeiten sie, um die Vermittlung anzubahnen und durchzuführen.

Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b Datenschutz-Grundverordnung. Ergänzend stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse an einer geordneten Bearbeitung.

Die Angaben zur Stelle geben wir an Bewerber weiter, die dafür in Betracht kommen. Kontaktdaten des Ansprechpartners geben wir erst nach Abstimmung mit Ihnen heraus.

Bewerberprofile und Dokumente

Wenn Sie ein Bewerberprofil anlegen, verarbeiten wir Ihre Angaben zu Person, Wohnort, Ausbildung, Berufserfahrung, Sprachkenntnissen, Führerschein, Gültigkeit des Reisepasses (freiwillig) und Ihren Wünschen zur Stelle.

Zusätzlich verarbeiten wir die Dokumente, die Sie hochladen. Dazu gehören Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate und auf Wunsch ein Foto.

Freiwillig ist eine kurze Video-Vorstellung. Das Video sehen nur Regalis und die Arbeitgeber, denen wir Sie vorstellen. In Ihrem Profil können Sie es jederzeit löschen.

Kommt ein Vermittlungsfall zustande, verarbeiten wir außerdem vorgeschlagene und bestätigte Gesprächstermine sowie die Unterlagen dazu, etwa Angebot und Arbeitsvertrag.

Diese Daten dienen der Prüfung Ihres Profils und der Vermittlung an Arbeitgeber. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b Datenschutz-Grundverordnung.

Bitte laden Sie keine Unterlagen mit Gesundheitsdaten oder anderen besonders geschützten Angaben hoch, solange wir Sie nicht ausdrücklich darum bitten.

Dokumente speichern wir getrennt von den übrigen Daten. Der Zugriff ist auf angemeldete Nutzer mit Berechtigung beschränkt.

Berichtigt Regalis oder ein Partner vor Ort Ihre Angaben, halten wir fest, was vorher und was danach dastand, wer es geändert hat und wann. Diese Angaben löschen wir zusammen mit Ihrem Profil; in einer Auskunft nennen wir sie Ihnen.

Vorauswahl passender Stellen

Damit wir zu einer offenen Stelle die passenden Profile finden, vergleicht ein festes Regelwerk Ihr Profil mit dem Anforderungsprofil des Betriebs und bildet daraus eine Rangfolge für unsere interne Liste.

In den Vergleich fließen Berufsgruppe, Branche, Sprachkenntnisse, Berufserfahrung, Ausbildung, Führerschein, Umzugsbereitschaft, Wunschländer, Gehaltsvorstellung und der frühestmögliche Beginn ein.

Jede Punktzahl ist begründet und lässt sich im Einzelnen nachvollziehen. Wir speichern sie nicht; sie entsteht beim Aufruf der Liste und verschwindet danach wieder.

Über die Vorstellung bei einem Arbeitgeber entscheidet immer ein Mensch. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Artikel 22 Datenschutz-Grundverordnung findet nicht statt.

Außerdem vergleichen wir Profile untereinander, um Doppeleinträge derselben Person zu erkennen und um zu einem Profil ähnliche Profile zu finden. Verglichen werden dabei Name, Geburtsjahr, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und die Angaben zum Beruf.

Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b Datenschutz-Grundverordnung.

Ablaufdaten von Dokumenten

Zu einem Nachweis können Sie ein Ablaufdatum angeben, etwa bei einem Sprachzertifikat oder einem Führerschein. Diese Angabe ist freiwillig.

Wir nutzen das Datum allein für eine Erinnerung. Läuft ein Nachweis bald ab, sehen Sie das in Ihrem Profil, und wir sprechen Sie an.

Den Inhalt Ihrer Dokumente lesen wir dafür nicht automatisch aus. Eine Texterkennung setzen wir nicht ein.

Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b Datenschutz-Grundverordnung. Das Datum löschen wir zusammen mit dem Dokument.

Lebenslauf als Druckansicht

In Ihrem Profil können Sie aus Ihren Angaben einen Lebenslauf zum Ausdrucken erzeugen. Er entsteht ausschließlich in Ihrem Browser.

Dabei werden keine Daten an uns oder an Dritte übertragen. Wir erfahren nicht, ob und wann Sie die Ansicht nutzen.

Ob Sie die Seite drucken oder als Datei speichern, entscheiden Sie im Druckdialog Ihres Geräts. Die Datei bleibt bei Ihnen.

Kurzbewerbung

Die Kurzbewerbung ist ein kurzes Formular für den ersten Kontakt. Wir verarbeiten Vor- und Nachnamen, Telefonnummer, den bevorzugten Weg für die Rückmeldung, das Land des Wohnsitzes, den Wunschberuf, die Berufsgruppe und die Deutschkenntnisse.

Die E-Mail-Adresse ist dabei freiwillig. Geben Sie eine an, legen wir zusätzlich einen Zugang an und senden Ihnen einen Anmeldelink.

Ohne E-Mail-Adresse entsteht kein Zugang. Ihre Angaben bearbeiten dann nur Regalis und der zuständige Partner vor Ort.

Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b Datenschutz-Grundverordnung. Ergänzen Sie Ihr Profil später, gilt für die weiteren Angaben derselbe Zweck.

Intern kennzeichnen wir diese Einträge als Kurzbewerbung. So sehen wir, welche Angaben für eine Vermittlung noch fehlen.

Weitergabe an Arbeitgeber

Ihr Profil geben wir nur an Arbeitgeber weiter, wenn Sie im Formular ausdrücklich eingewilligt haben. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a Datenschutz-Grundverordnung.

Weitergegeben werden die für die Stelle nötigen Angaben und die von Ihnen bereitgestellten Dokumente.

Sie können die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Eine kurze Nachricht an unsere E-Mail-Adresse genügt.

Bewerberpool

Mit Ihrer Einwilligung nehmen wir Ihr Profil in unseren Bewerberpool auf. Unternehmen in Deutschland, denen wir den Zugang erteilt haben, suchen dort nach passenden Profilen.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a Datenschutz-Grundverordnung. Ohne Einwilligung erscheint Ihr Profil nicht im Pool.

Gezeigt werden Beruf, Berufsgruppe, Branche, Land und Altersspanne. Dazu kommen Abschluss, Qualifikationen, Sprachkenntnisse und Berufserfahrung. Ebenso Wunschregionen, Umzugsbereitschaft, Führerschein, der früheste Beginn und Ihr Kurztext. Von Ihren Nachweisen nennen wir nur die Art und die Anzahl.

Name, Anschrift, Kontaktdaten, Geburtsjahr, Vorgangsnummer und Ihre Dateien erscheinen dort nicht. Ein Unternehmen sieht nur eine Kennung.

Für Ihr Foto brauchen wir eine zweite, eigene Einwilligung. Ohne diese Einwilligung zeigen wir kein Bild, auch wenn eines hinterlegt ist. Das Bild wird vor dem Hochladen in Ihrem Browser neu gezeichnet. Angaben zu Aufnahmeort und Gerät fallen dabei weg.

Empfänger sind Unternehmen in Deutschland, denen wir den Zugang zum Pool erteilt haben. Wir erteilen ihn einzeln und von Hand.

Jeder Abruf wird protokolliert. Diese Zeilen nennen das Unternehmen und die Kennung des Profils. Wir löschen sie nach 180 Tagen.

Sie können beide Einwilligungen jederzeit für die Zukunft widerrufen, einzeln. In Ihrem Profil tragen Sie sich mit einem Klick wieder aus. Danach ist Ihr Profil für Unternehmen nicht mehr zu sehen.

Öffentlicher Bewerberpool (anonymisiertes Kurzprofil)

Wenn Sie zustimmen, zeigen wir auf unserer Website ein anonymisiertes Kurzprofil von Ihnen, damit Betriebe sehen können, welche Fachkräfte verfügbar sind. Ihre Zustimmung geben Sie bei der Registrierung mit einem eigenen Kästchen, über eine Einrichtung, die Sie bei der Bewerbung unterstützt, oder auf dem Einwilligungsformular (zweites Kästchen). Sie ist freiwillig; ohne sie erscheinen Sie nicht im öffentlichen Pool, und Ihre Bewerbung läuft unverändert weiter.

Gezeigt werden nur: eine Kennziffer, die nicht auf Sie schließen lässt, Beruf und Berufsgruppe, Art und Dauer der Ausbildung (ohne Namen der Schule), Berufsjahre in Stufen, Kenntnisse aus einer festen Liste, Deutschkenntnisse (Stufe, mit oder ohne Zertifikat), weitere Sprachen, Altersgruppe in Zehnjahresstufen, Region (Land, ein Gebiet erst ab fünf Profilen aus diesem Gebiet), Führerscheinklassen, Monat der Verfügbarkeit und gewünschte Branchen. Name, Foto, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Wohnort, Unterlagen und frühere Arbeitgeber zeigen wir nie. Jedes Profil prüfen wir vor der Veröffentlichung. Die Profilseiten sind von Suchmaschinen ausgenommen (noindex), die Übersicht nicht.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO. Fragt ein Betrieb nach Ihrem Profil, antworten wir ihm mit dem Profil und einem Vertragsentwurf; Ihre Kontaktdaten erhält ein Betrieb erst nach Abschluss eines Vermittlungsvertrags und nur zum Zweck der Vermittlung.

Sie können Ihre Zustimmung jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen, formlos per E-Mail an info@regalis-personal.com, über die Einrichtung oder in Ihrem Bewerberkonto. Wir nehmen das Profil dann sofort aus dem Pool; spätestens nach zwei Arbeitstagen ist es auch aus allen Zwischenspeichern verschwunden. Der Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Anzeige nicht. Ohne Widerruf zeigen wir das Profil, solange Ihre Bewerbung bei uns läuft; ist sie abgeschlossen, abgesagt oder ruht sie, nehmen wir es heraus. Profile, die sechs Monate nicht aktualisiert wurden, prüfen wir erneut.

Partner in den Herkunftsländern

Für die Ansprache und die Betreuung von Bewerbern arbeiten wir mit Partnern in den jeweiligen Herkunftsländern zusammen, derzeit in der Türkei und in Usbekistan. Dabei werden Bewerberdaten in Länder außerhalb der Europäischen Union übermittelt. Kommen weitere Herkunftsländer hinzu, aktualisieren wir diese Angabe.

Für die Türkei und für Usbekistan liegt kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vor. Ein Schutzniveau wie in der Europäischen Union lässt sich deshalb nicht in jedem Fall zusichern.

Die Übermittlung ist für die Anbahnung und die Durchführung der Vermittlung erforderlich. Wir stützen sie auf Artikel 49 Absatz 1 Buchstabe b Datenschutz-Grundverordnung und auf vertragliche Vereinbarungen mit unseren Partnern.

Wenn Sie diese Übermittlung nicht wünschen, teilen Sie uns das bitte mit. Eine Vermittlung ist dann in vielen Fällen nicht möglich.

Empfehlungscode und Vermittler

Partner vor Ort und andere Tippgeber erhalten von uns einen Empfehlungscode. Er steckt in einem persönlichen Link und steht im Formular im Feld Empfehlungscode.

Den Code speichern wir nicht auf Ihrem Gerät. Wir setzen dafür kein Cookie und legen nichts im Browser ab. Der Code reist in der Adresse der Seite mit und bleibt im Formular sichtbar.

Tragen Sie einen gültigen Code ein, ordnen wir Ihre Registrierung oder Ihre Anfrage dem Vermittler zu. Gespeichert werden dabei der Code und der Zeitpunkt.

Zweck der Zuordnung ist die Abrechnung der Provision mit dem Vermittler. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f Datenschutz-Grundverordnung.

Der Vermittler erfährt, dass über seinen Code etwas eingegangen ist. Die Nachricht an ihn nennt nur die Vorgangsnummer. Betreut Sie ein Partner vor Ort mit eigenem Zugang, sieht er Ihr Profil im Rahmen seiner Aufgabe.

Wie oft ein persönlicher Link geöffnet wurde, zählen wir je Tag und Code. Diese Zahl enthält keine Angaben zu einzelnen Personen. Gezählt wird jeder Aufruf; dass Sie denselben Link zweimal öffnen, erkennen wir nicht.

Statt Ihrer IP-Adresse verarbeiten wir dabei kurzzeitig einen Prüfwert. Er begrenzt massenhafte Aufrufe von derselben Leitung und wird nach kurzer Zeit gelöscht. Er ist kein anonymer Wert: Wer unsere Datenbank hat, könnte die Adresse daraus zurückrechnen.

Von den Vermittlern selbst verarbeiten wir Name, Kontaktdaten, Land, Code und die Angaben zur Abrechnung. Grundlage ist die Vereinbarung mit dem jeweiligen Vermittler.

Auch Bewerber können sich im eigenen Zugang einen Empfehlungscode anlegen und ihn weitergeben. Dabei speichern wir den Code und die Verbindung zum Profil. Auf der Prüfseite erscheint zu einem solchen Code kein Name.

Das Feld ist freiwillig. Ohne Code bearbeiten wir Ihre Angaben genauso.

Anmeldung als Tippgeber

Über das Formular für Tippgeber können Sie sich als Vermittler anmelden. Wir verarbeiten Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer und Ihre Beschreibung der Kontakte.

Die Angabe einer Firma ist freiwillig. Namen und Kontaktdaten Dritter brauchen wir an dieser Stelle nicht.

Wir nutzen die Angaben, um die Anmeldung zu prüfen und mit Ihnen zu sprechen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b Datenschutz-Grundverordnung.

Geben wir die Anmeldung frei, führen wir Sie als Vermittler. Dann gilt zusätzlich der Abschnitt zum Empfehlungscode.

Melden Sie sich mit einer Adresse an, die uns schon bekannt ist, entsteht kein zweiter Eintrag. Lehnen wir ab, löschen wir die Anmeldung.

Kampagnen-Parameter in der Adresse

Adressen aus Anzeigen, Briefen oder Aushängen tragen manchmal Zusätze wie utm_source oder utm_campaign. Diese Zusätze nennen den Werbeweg und die Kampagne, nicht Ihre Person.

Senden Sie ein Formular ab, speichern wir die Zusätze zusammen mit Ihrer Anfrage. So erkennen wir, welcher Weg zu Anfragen führt.

Auf Ihrem Gerät legen wir dafür nichts ab. Die Zusätze reisen nur in der Adresse mit, solange Sie auf unserer Website unterwegs sind.

Ein Nutzerprofil entsteht dabei nicht. Werbe- und Analyse-Cookies setzen wir weiterhin nicht ein.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer wirtschaftlichen Werbung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f Datenschutz-Grundverordnung.

Kurzlinks

Für Briefe, Aushänge und Visitenkarten nutzen wir kurze Adressen, die mit /go/ beginnen. Ein Aufruf leitet auf die passende Seite dieser Website weiter.

Dabei zählen wir nur, wie oft ein Kurzlink an einem Tag geöffnet wurde. Diese Zahl enthält keine Angaben zu einzelnen Personen.

Gezählt wird jeder Aufruf; dass Sie denselben Kurzlink zweimal öffnen, erkennen wir nicht. Statt Ihrer IP-Adresse verarbeiten wir kurzzeitig einen Prüfwert, der massenhafte Aufrufe von derselben Leitung begrenzt. Er wird nach kurzer Zeit gelöscht und ist kein anonymer Wert. Auf Ihrem Gerät legen wir nichts ab.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer Erfolgskontrolle unserer Werbung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f Datenschutz-Grundverordnung.

Anonyme Hinweise auf offene Stellen

Auf den Bewerberseiten zeigen wir Hinweise auf offene Stellen. Das geschieht nur, wenn der Arbeitgeber im Fragebogen zugestimmt hat.

Sichtbar sind dann Berufsgruppe, Branche, Bundesland und das nötige Deutschniveau. Dazu kommen die Anzahl der gesuchten Personen als Größenklasse, der gewünschte Beginn als Monat und ein Hinweis auf eine Unterkunft über den Betrieb. Firmenname, Ort, Vergütung und Vorgangsnummer bleiben außen vor.

Rechtsgrundlage ist die Einwilligung des Arbeitgebers nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a Datenschutz-Grundverordnung. Er kann sie jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Für Arbeitgeber nennen wir außerdem die Zahl der Bewerber je Berufsgruppe. Das tun wir erst ab einer Mindestzahl, damit kein Rückschluss auf einzelne Personen möglich ist.

Vorstellung unserer Partner vor Ort

Wir stellen unsere Partner vor Ort auf der Website vor. Dazu gehören Name, Foto, Ort, Sprachen, Branchen und ein kurzer Text.

Das geschieht nur mit ihrer schriftlichen Einwilligung. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a Datenschutz-Grundverordnung.

Jeder Partner kann die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Wir nehmen die Vorstellung dann von der Website.

Nachrichten im internen Bereich und in den Portalen

Unsere Gesellschafter, unsere Mitarbeiter und unsere Partner vor Ort schreiben sich im internen Bereich Nachrichten. So klären wir Vorgänge, Unterlagen und Rückfragen an einer Stelle.

Gespeichert werden der Inhalt der Nachricht, die Anmeldeadresse und der Anzeigename des Absenders, der Zeitpunkt sowie die Angabe, wer sie gelesen hat.

Für unsere eigenen Zugänge ist die Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse an einer geordneten Zusammenarbeit nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f Datenschutz-Grundverordnung.

Für Partner vor Ort ist die Rechtsgrundlage die Anbahnung und die Durchführung des Vertrages nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b Datenschutz-Grundverordnung.

Die Nachrichten liegen verschlüsselt in unserer Datenbank. Was dieser Schutz leistet, sagen wir offen.

Geschützt sind die Nachrichten gegen jeden, der an die Datenbank kommt, ohne den Schlüssel zu haben. Das gilt für einen Auszug aus der Datenbank, für eine Sicherung und für einen fremden Zugriff darauf.

Nicht geschützt sind sie gegen jemanden, der Zugriff auf unser Konto bei Cloudflare hat, denn dort liegt der Schlüssel.

Ebenso wenig sind sie gegen ein übernommenes Konto eines Mitglieds geschützt: wer sich anmelden kann, liest den Verlauf.

Deshalb gehört zu jedem internen Zugang ein eigenes Passwort oder ein Passkey.

Der Inhaber von Regalis kann alle Unterhaltungen einsehen. Das dient der Aufsicht und der Nachverfolgung. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f Datenschutz-Grundverordnung. Jeder Einblick wird protokolliert.

Partner vor Ort können untereinander Gespräche zu zweit führen. Auch diese Gespräche kann der Inhaber von Regalis zur Nachverfolgung einsehen; jeder Einblick wird protokolliert.

Bewerber können im Bewerberportal mit ihrem Partner vor Ort und mit Regalis schreiben, Arbeitgeber in ihrem Portal mit Regalis. Die Nachrichten speichern wir verschlüsselt. Der Inhaber von Regalis kann sie zur Nachverfolgung einsehen; jeder Einblick wird protokolliert. Mit dem Profil oder dem Konto löschen wir auch die Nachrichten.

Eine gelöschte oder geänderte Nachricht bleibt dafür 24 Monate in ihrer vorherigen Fassung erhalten. Danach räumen wir sie ab.

Wir bewahren die Nachrichten auf, solange die Zusammenarbeit besteht. Danach löschen wir sie, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Gegen die Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie Widerspruch einlegen. Eine Nachricht an info@regalis-personal.com genügt.

Ablage für Einwilligungen und Verträge

Wir bewahren unterschriebene Papiere digital auf. Dazu gehören Einwilligungen unserer Partner vor Ort, Einwilligungen von Bewerbern und Vermittlungsverträge.

Gespeichert werden die Datei selbst, ihre Art, ein Titel, das Datum auf dem Papier, ein Vermerk und die Zuordnung zur Person oder zum Vorgang.

Rechtsgrundlage sind unsere rechtlichen Pflichten nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c und der Vertrag nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b Datenschutz-Grundverordnung.

Einsehen können diese Ablage nur unsere eigenen Zugänge. Partner vor Ort und Arbeitgeber erreichen sie nicht, auch nicht das Papier, das sie selbst betrifft.

Wir bewahren die Papiere auf, solange wir den Nachweis brauchen. Löschen wir eine Person, entfernen wir auch die Papiere zu dieser Person.

Profil unserer Partner vor Ort

Jeder Partner vor Ort gestaltet seine öffentliche Seite selbst. Er schreibt die Texte, wählt Sprachen und Branchen und lädt sein Foto hoch.

Wir prüfen den Entwurf und geben ihn frei. Ohne unsere Freigabe steht nichts davon im Netz.

Name und Foto erscheinen öffentlich nur, wenn uns die schriftliche Einwilligung der Person vorliegt. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a Datenschutz-Grundverordnung.

Die Einwilligung lässt sich jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Seite geht dann offline.

Ein Partner kann seine Seite auch selbst offline nehmen. Er braucht dafür keine Rückfrage bei uns.

Unterstützung im Partnerbereich

Dieser Abschnitt gilt für unsere Partner vor Ort.

Zur Unterstützung kann der Inhaber von Regalis Ihren Partnerbereich in Ihrem Namen öffnen. Jede Änderung wird dann mit seinem Namen und dem Vermerk „im Namen von“ protokolliert. Nachrichten kann er dabei nicht in Ihrem Namen schreiben.

Anmeldung ohne Passwort

Für den Zugang zu Ihrem Profil oder zu Ihren Anfragen versenden wir einen Anmeldelink per E-Mail. Für den Anmeldelink speichern wir Ihre E-Mail-Adresse und einen Prüfwert des Links. Ein Passkey ist als zweiter Weg möglich.

Zur Abwehr von Missbrauch speichern wir dazu statt Ihrer IP-Adresse einen verkürzten Prüfwert. Er ist kein anonymer Wert: Wer unsere Datenbank hat, könnte die Adresse daraus zurückrechnen. Mit dem Ablauf des Links löschen wir auch diesen Prüfwert.

Der Link ist nur kurze Zeit gültig und lässt sich einmal verwenden. Nach der Anmeldung speichern wir die Sitzung mit Zeitpunkt und Browserkennung.

Diese Verarbeitung ist für den sicheren Betrieb des Zugangs erforderlich. Rechtsgrundlage sind Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b und Buchstabe f Datenschutz-Grundverordnung.

Anmeldung mit Passkey

Ein Passkey ist ein Zugang, den Ihr Gerät mit Fingerabdruck, Gesicht oder PIN freigibt. Ein Passwort brauchen Sie dafür nicht.

Wir speichern dazu den öffentlichen Schlüssel, eine Kennung des Schlüssels, das Verfahren, einen Zählerstand und die Übertragungswege. Dazu kommen die von Ihnen vergebene Bezeichnung des Geräts sowie der Zeitpunkt der Anlage und der letzten Nutzung.

Der geheime Teil des Passkeys bleibt in Ihrem Gerät und erreicht uns nie. Bei jeder Anmeldung entsteht kurzzeitig eine Aufgabe für Ihr Gerät. Davon halten wir nur eine Prüfsumme für fünf Minuten vor.

Wir bewahren diese Angaben auf, bis Sie den Passkey oder Ihren Zugang löschen. Rechtsgrundlage sind Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b und Buchstabe f Datenschutz-Grundverordnung.

Anmeldung mit Passwort

Für Zugänge, die Regalis vergibt, gibt es zusätzlich die Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort. Das betrifft unsere eigenen Zugänge und die Zugänge der Partner vor Ort, nicht die Konten von Bewerbern und Arbeitgebern.

Das Passwort selbst speichern wir nie im Klartext. Gespeichert werden ein zufälliger Zusatzwert und eine Prüfsumme daraus, das verwendete Verfahren, die Zahl der Durchläufe und die Zeitpunkte der Anlage und der letzten Änderung.

Fehlversuche zählen wir. Nach zehn Fehlversuchen in Folge ist die Adresse eine halbe Stunde gesperrt, auch für das richtige Passwort. Dazu kommt eine Begrenzung der Versuche je Leitung.

Anmeldung, Fehlversuch, Sperre, Wechsel und Entfernen des Passworts stehen in unserem internen Protokoll, mit Adresse und Zeitpunkt.

Wir bewahren diese Angaben auf, solange der Zugang besteht. Rechtsgrundlage sind Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b und Buchstabe f Datenschutz-Grundverordnung.

Adresse für die Anmeldung ändern

Auf Ihren Wunsch ändern wir die E-Mail-Adresse, mit der Sie sich anmelden. Das hilft nach einem Wechsel des Anbieters oder des Arbeitgebers.

Nach der Änderung führt nur noch die neue Adresse zu Ihrem Zugang. Ist die neue Adresse schon vergeben, lehnen wir ab.

Offene Sitzungen beenden wir dabei. So behält niemand über die alte Adresse einen geöffneten Zugang.

Wir schreiben an die alte und an die neue Adresse. So fällt auf, wenn die Änderung nicht von Ihnen kam.

Den Vorgang halten wir in unserem internen Protokoll fest. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Zugang nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f Datenschutz-Grundverordnung.

Ihre Sitzungen einsehen und beenden

In Ihrem Zugang sehen Sie Ihre offenen Sitzungen. Angezeigt werden Beginn, letzte Nutzung und eine grobe Angabe zum Gerät.

Die Angabe zum Gerät leiten wir aus der Browserkennung ab, die Ihr Browser ohnehin sendet. Sie hilft Ihnen, eine fremde Sitzung zu erkennen.

Sie können alle anderen Sitzungen mit einem Klick beenden. Das ist sinnvoll, wenn Sie ein Gerät verloren haben.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Zugang nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f Datenschutz-Grundverordnung.

Versand von E-Mails

Für Bestätigungen, Anmeldelinks und interne Benachrichtigungen ist ein Dienstleister für den E-Mail-Versand vorgesehen. Er verarbeitet dann die Empfängeradresse und den Inhalt der Nachricht in unserem Auftrag.

Zurzeit ist dieser Versand noch nicht eingerichtet: Es gehen keine automatischen Nachrichten hinaus. Die Website sagt Ihnen das an den Stellen, an denen sonst eine Bestätigung käme.

Bevor der Versand beginnt, schließen wir mit dem Dienstleister einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Eine Nutzung der Daten zu eigenen Zwecken ist ihm dann untersagt.

Für den Newsletter verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, die gewählte Sprache, den Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung sowie einen Prüfwert Ihrer IP-Adresse.

Die Anmeldung läuft in zwei Schritten. Erst der Link in der Bestätigungsmail trägt Sie in den Verteiler ein.

Bleibt die Bestätigung aus, löschen wir die Anmeldung nach zwei Tagen von selbst, und der Link gilt dann nicht mehr. Ohne Bestätigung liegt keine Einwilligung vor.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a Datenschutz-Grundverordnung.

Jede Nachricht enthält einen Abmeldelink. Nach der Abmeldung vermerken wir den Zeitpunkt und schreiben Ihnen nicht mehr.

Schutz vor automatisierten Zugriffen

Zum Schutz der Formulare vor missbräuchlicher Nutzung können wir einen Bot-Schutz von Cloudflare einsetzen. Er prüft technische Merkmale des Zugriffs, ohne ein Nutzerprofil zu bilden.

Der Einsatz erfolgt nur, wenn diese Funktion aktiviert ist. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an sicheren Formularen nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f Datenschutz-Grundverordnung.

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist.

Kontaktanfragen ohne weiteren Verlauf löschen wir, sobald das Anliegen erledigt ist. Bewerberprofile bleiben gespeichert, solange Sie eine Vermittlung wünschen.

Ohne Rückmeldung prüfen wir das Profil nach zwei Jahren und löschen es, wenn kein Interesse mehr besteht. Auf Ihren Wunsch löschen wir früher.

Von der Löschung ausgenommen sind Daten, die wir aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten weiter vorhalten müssen.

Empfänger der Daten

Innerhalb von Regalis erhalten nur die Personen Zugriff, die ihn für ihre Aufgabe benötigen.

Als Auftragsverarbeiter sind der Hosting-Anbieter und der Dienstleister für den E-Mail-Versand eingebunden. Arbeitgeber und Partner erhalten Daten nur im beschriebenen Rahmen.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten. Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.

Sie können die Löschung oder die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Sie haben ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie Widerspruch einlegen. Für alle Anliegen genügt eine Nachricht an info@regalis-personal.com.

Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig ist die Behörde an Ihrem Wohnsitz oder die Behörde am Sitz unseres Unternehmens.

Für Regalis ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zuständig.

Stand dieser Erklärung

Diese Fassung ist ein Entwurf. Die endgültige Fassung folgt.

Wir passen die Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Stand: September 2026.